IT系エンジニアのためのプレゼン資料作りのコツ

「プレゼンテーション(以下プレゼン)ってなに?」

「プレゼンの目的って?」

「プレゼン資料作りのコツは?」

こんな疑問はありませんか?

この記事では

  • プレゼンとは何か
  • プレゼンの目的とは
  • プレゼン資料作りのコツ7選

をご紹介しています。

プレゼンの基本を理解しプレゼン資料作りのコツを掴むことで、プレゼン作成能力はもちろん業績アップも目指せます!

是非最後までお読みください。

プレゼンとは

プレゼンとは、自分の企画や提案を相手に伝える手段のひとつです。

プレゼンで重要なのは「自分の伝えたいことを伝える」
ではなく、「相手が知りたいことを伝える」という点。

この点をしっかり意識して、資料作り~発表までおこないましょう。

プレゼンの目的とは

プレゼンの目的は2つ。

  • 相手に分かりやすいように伝える
  • 相手にアクションを起こさせる

詳しくご説明します。

相手に分かりやすく伝える

プレゼンの目的は「相手に分かりやすく伝える」ことです。

相手に分かりやすく伝えるには、自分の提案・企画ばかりをアピールしてはいけません。

まず相手がこの提案・企画に対して「どのような疑問を持っているのか」を考えます。

そしてその疑問を解決する方法を提示するのです。

その上でこの提案・企画のメリットを発表します。

相手にきちんと情報が伝われば、相手からのアクションも期待できます。

相手にアクションを起こさせる

プレゼンの目的は「相手にアクションを起こさせる」ことです。

相手にアクションを起こさせるというのは

  • 商品を購入してもらう
  • 企画を通す
  • サービスを利用してもらう

ということです。

相手に分かりやすいように伝えることがしっかり意識出来ていれば、相手にアクションを起こさせる可能性は高くなります。

プレゼン資料作りのコツ7選

プレゼン資料作りはある程度型が決まっており、その型に慣れるためのコツを掴むのが大事です。

そこでプレゼン資料作りのコツを7つピックアップしました。

  1. PREP法を用いる
  2. おおまな構成は手書き・Wordでおこなう
  3. 1スライド1メッセージ
  4. 相手に分かりやすい言葉を使う
  5. Zの法則を意識する
  6. 図やグラフを使う
  7. 色は2色がおすすめ

詳しくご説明します。

1.PREP法を用いる

PREP法を用いてプレゼンの構成を考えましょう。

PREP法とは次のような流れになります。

  1. Point   結論
  2. Reason 理由
  3. Example 具体例
  4. Point 結論

この流れで構成を練り、プレゼン資料を作ると説得力が高まります。

例えばQRコード決済の導入をすすめるプレゼン企画するとします。

PREP法を用いて構成すると次のようになります。

1.Point(結論)

QRコード決済の導入をしましょう。

2.Reason(理由)

なぜなら、QRコード決済を導入することで新規顧客の獲得が期待でき、利益を得られるからです。

3.Example(具体例)

スマートフォンを持っている大半の人は、外出の際スマートフォンを携帯します。
QRコード決済が可能であれば、現金を持ち合わせてない場合にも購買を促すことができます。

4.Point(結論)

QRコード決済を導入することこで、新規顧客を獲得でき、そして利益を得ることができます。
是非QRコード決済を導入しましょう。

というようになります。

2.おおまかな構成は手書き・Wordでおこなう

プレゼン資料のおおまかな構成は手書き、またはWordでおこないましょう。

修正点が必ず出て来るので、はじめからスライドで作成するのは効率的ではありません。

おおまかな構成が作成できたら、チームや上司に確認してもらい修正箇所を確認し、そこからスライドを作成していきましょう。

下書きをしてから清書するのと同じイメージです。

1スライド1メッセージ

プレゼン資料は「1スライド1メッセージ」にしましょう。

1枚のスライドに多くの情報を詰め込んでしまうと、相手は情報を整理しきれず、内容を理解しづらくなります。

1スライド1メッセージにすることで、スライドに余裕ができ

  • フォントを大きくできる
  • グラフや図形を挿入できる

など視覚的にも見やすくなり、情報が伝わりやすくなります。

なので、プレゼン資料を作る際は1スライド1メッセージを心がけましょう。

相手に分かりやすい言葉を使う

プレゼンの資料を作る際はビジネス用語を多用せず、相手に分かりやすい言葉を使いましょう。

アサイン→割り当てる
イニシアチブ→率先して動くなど
コミット→約束する

などカタカナのビジネス用語を多用すると、呪文のようになってしまいます。

相手にプレゼンの意図をしっかり伝えるためにもプレゼン資料を作る際は、なるべく相手に分かりやすい言葉を使うように心がけましょう。

Zの法則を意識する

プレゼン資料を作る際は、『Zの法則』を意識しましょう。

Zの法則とは人が視線を動かす順番の法則のことです。

人は資料や広告を見る際

  1. 左上
  2. 右上
  3. 左下
  4. 右下

の順番で視線が動くと言われています。

そしてこの順番で情報をくみ取っていき内容を理解します。

なのでプレゼン資料を作る際は、一番伝えたい内容を左上・右上に配置しましょう。

Zの法則を意識して配置することで、相手が情報を整理しやすくなり、相手にとって分かりやすいプレゼン資料となります。

図やグラフを使う

プレゼン資料を作る際は、図やグラフを使いましょう。

例えば同じ内容でもエクセルを用いて数字で表を作るより、円グラフ・棒グラフなどを用いてビジュアル的に訴えかけた方が見やすくもなり理解もしやすくなります。

なのでプレゼン資料を作る際は、図やグラフを活用し見やすいスライドにしましょう。

使用する色は2色

プレゼン資料を作る際は、使用する色を2色にしましょう。

1つのページに色が沢山あると、ごちゃごちゃして見にくい上に、強調したい部分(伝えたい部分)が分かりづらくなります。

シンプルに『メインカラー』と『アクセントカラー』の2色にすることで、見やすくなります。

メインカラーとアクセントカラーの決め方は次の通りです。

・メインカラー

メインカラーはそのプレゼンの印象を決める大切な色になります。

選び方は次の通り。

  • 自社ロゴの色から決める
  • プレゼンのテーマに合った色にする(太陽がテーマならオレンジなど)
  • 自由に選ぶ

・アクセントカラー

アクセントカラーはプレゼンの中で、重要な部分を目立たせるために使用する色になります。

選び方はメインカラーの補色を選ぶようにしましょう。

補色とは色相環において反対に位置する色のことです。

メインカラーが赤ならアクセントカラーは青。
メインカラーが黄色ならアクセントカラーは青紫になります。

このように使用する色を2つにすることで、プレゼン資料全体がシンプルにまとまり、相手に伝わりやすくなります。

プレゼン資料作りのコツまとめ

いかがでしたか??

プレゼン資料作成は難しいですが、コツさえきちんと押さえておけば相手にとって分かりやすい資料を作成できます。

是非参考にしてみてださい。

最後までお読み頂きありがとうございました。



sisimai駆け出しライター

投稿者プロフィール

関西在住30代のsisimaiです。
3人の男の子の母をしております!
働きながらライターとしての活動をスタートさせました。
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