相手に伝わる提案書をつくる5つのポイント

社内向けのものでも、社外向けのものでも、提案書は相手が理解できるものをつくる必要があります。しかし、どのような書き方をすれば理解しやすい提案書をつくることができるのかわからず、悩んでしまう人は多いです。そのため、相手に伝わる提案書をつくるために、構成や書き方のポイントを押さえておきましょう。

伝わる提案書をつくるための構成とは?

課題と解決方法だけを書くだけでは提案書とは言えません。提案書は相手にしっかりと伝わる物をつくる必要があります。伝わる提案書をつくるには、構成が非常に重要です。そのため、構成の流れを把握しましょう。

課題点を提示する

提案書では、いきなり提案をせず、先に相手が抱えている課題の提示をしましょう。相手によっては、課題を抱えていることを把握していなかったり、社会や業界などの流れでこれから抱える課題について予測できていないなどの場合もあるからです。相手が課題を認識していなければ、提案を受け入れる必要性を感じない可能性があります。

 

そのため、相手に課題を認識してもらえるように、先に課題の提示を行わなければなりません。また、課題を提示する際には、原因や根拠などを伝えて、説得力や信用性を高めるようにしましょう。

課題解決をした結果を示す

相手に課題を抱えていることを認識してもらえれば、次はその課題を解決できた場合に得られる結果について説明します。結果について説明しなければ、課題を解決するメリットを把握できなかったり、課題を抱えたままでも問題ないと判断されてしまうことがあるためです。

そのため、抱えている課題を解決しなければならないと思ってもらえるような結果を示す必要があります。

課題の解決方法を提案する

相手が課題を解決しなければならないと思ってもらえれば、次は具体的な解決方法を提案します。相手に商品やサービスなどを提案する場合はこのタイミングです。

先に抱えている課題や、その解決の必要性などを説明していることで、商品やサービスなどの価値を相手に理解してもらうことができます。

事例を紹介する

商品やサービスなどを提案する場合には、事例も紹介しておきましょう。同じ課題を抱える会社や人などが、その商品やサービスを利用することで、どのような結果を得たのかを説明します。

事例を伝えることで、相手は課題解決した結果をイメージしやすくなり、より商品やサービスなどの価値を理解しやすくなるでしょう。

補足説明をする

提案の内容が伝わっても、相手がいろいろな疑問点を持つこともあります。そのため、一通りの説明が終われば、相手に質問の機会を与えて疑問をなくすようにしましょう。

疑問点がなくなることで、さらに提案への理解を深めてもらうことができます。もし、提案書を渡すだけの場合は、「よくある質問と回答」を項目として加えておくと良いでしょう。

相手に伝わる提案書をつくる5つのポイント

提案書は構成がしっかりしていても、書き方が悪いと相手に伝わらない物となってしまう可能性があります。相手に伝わる提案書をつくるためにも、書き方のポイントも押さえておきましょう。

ポイント1:文字数は少なくする

いろいろなアピールや説明がしたくて、提案書に多くのことを書いてしまう人がいます。しかし、多くのことを書きすぎると、文章が理解しにくいものとなったり、文字でいっぱいになることで見栄えの悪い書類となったりなどするでしょう。

文章は文字数が少ない方が読みやすくて、理解もしやすいです。また、文字数が少ない方が余白ができ、スッキリとして見栄えの良い書類になります。そのため、提案書を書く際には、できるだけ文字数を少なくして書くことを意識しましょう。

ポイント2:曖昧な表現は避ける

提案をする際には説得力や信用性が重要です。そのため、「多くの実績がある商品」や「経験豊富なスタッフが対応」などの曖昧な表現は避け、「リピート率90%以上の実績」や「資格を持ったスタッフが対応」などのように具体的な表現を使うようにしましょう。

具体的な言葉を使うことで、相手は提案内容に対して具体的なイメージを持ちやすくなります。

ポイント3:デザインはシンプルにする

相手に良い印象を持ってもらいからと、色やレイアウトなどに凝って、カッコ良いデザインの提案書を書くようなことはやめましょう。

プロのデザイナーでなければ、逆に色の相性が悪くて文字が見えにくくなったり、レイアウトが悪くてゴチャゴチャしてしまう可能性が高いです。

提案書は見栄えも重要ですが、それはカッコ良いデザインが必要なのではなく、読みやすくて見やすい書類であることが必要です。そのため、デザインはできるだけシンプルにしたり、テンプレートに沿ってつくるなどするようにしましょう。

ポイント4:レイアウトは統一する

提案書をめくるたびにレイアウトが変わってしまうと、相手は読みにくさを感じてしまう可能性があります。そのため、文字の大きさや位置、行間や余白スペースなどを統一するようにしましょう。

強調したい文字を大きくして全体のバランスを崩すよりも、レイアウトを統一した方が見やすくて、相手が内容を理解しやすくなることもあります。

ポイント5:図や表を活用する

図や表があれば説得力や信用性を高めることができるでしょう。ただし、デザインと同様に、不必要な色を使ったり、棒グラフや円グラフなどを立体にするなどの無駄な装飾は避けなければなりません。

図や表もできるだけシンプルにつくることで、見やすくて理解しやすいものになります。そのため、基本はモノトーンでつくり、強調したい箇所だけに色を付けると良いでしょう。

伝わる提案書をつくろう


提案書は相手に内容が伝わるように書かなければなりません。

そのためには、構成や書き方のポイントを押さえておくことが重要です。

これらのポイントを押さえておき、伝わる提案書をつくりましょう。


COQUELICOT編集部

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